Hvordan avvikles regionårsmøter?
Fra tid til annen får sekretariatet spørsmål fra regionlederne om gjennomføring av regionårsmøtene. Her gir vi svar på de fleste og vanligste spørsmålene knyttet til det formelle og praktiske rundt avviklingen av årsmøtene.
Sist oppdatert
I NRs vedtekter, § 7 om regionforeningene, heter det:
«Årsmøte i regionforeningene holdes hvert år innen utgangen av mars, og er foreningenes høyeste myndighet. Årsmøtet innkalles med minst tre ukers varsel, i melding direkte til medlemmene. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet skal være styret i hende to uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste skal være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Årsmøtet kan bare behandle saker som er oppført i saklisten.»
Med dette som utgangspunkt tar vi en kronologisk gjennomgang av hele prosessen.
1. Innkalling
Det skal altså innkalles til årsmøte med minst tre ukers varsel. Innkallingen bør inneholde dato, klokkeslett og adresse. Dersom møtet er tenkt avviklet digitalt bør det fremgå tydelig av innkallingen.
Innkallingen bør også inneholde en foreløpig saksliste. En «standard» saksliste for et årsmøte kan se slik ut:
1. Åpning og konstituering
2. Årsberetning for 2021
3. Regnskap for 2021, med revisjonsberetning
4. Valg
5. Eventuelle innsendte forslag
Vi har lagt ved innkallingen til Oslo Redaktørforenings årsmøte som eksempel på hvordan en innkalling kan utformes. Sakslisten til OR har detaljert beskrivelse av valgene. Dette vil imidlertid variere fra region til region. Det heter i NRs vedtekter at:
Mellom årsmøtene leder styret arbeidet i foreningen. Hver forening skal ha et styre på tre til fem medlemmer. Antall styremedlemmer fastsettes av årsmøtet. Det samme gjelder spørsmål om eventuelle varamedlemmer. Der det er grunnlag for det, skal det være en mest mulig lik representasjon av kvinner og menn i styret. Både sjefredaktører og underordnede redaktører bør være representert. Årsmøtet kan bestemme at styrets funksjonstid skal være to år, og kan også beslutte at årsmøtet bare skal innkalles annethvert år. Styret kan organisere undergrupper og arbeidsgrupper for å ivareta spesielle interesser for grupper av medlemmer.
Årsmøtet står med andre ord fritt til å bestemme antallet styremedlemmer (fra tre til fem), eventuelle varamedlemmer og deres funksjonstid.
Legg ellers merke til to viktige opplysninger å få med i innkallingen:
- Fristen for å sende inn forslag til årsmøtet (to uker før møtet).
- Hvem som er leder i valgkomiteen (eventuelt alle medlemmene i valgkomiteen).
2. Dokumenter til årsmøtet
Det fremgår av vedtektene at «fullstendig saksliste» skal være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Dette er primært fordi man skal kunne få med seg eventuelle innsendte forslag til årsmøtet. I tillegg til fullstendig saksliste, som jo også fungerer som en påminnelse om at årsmøtet faktisk finner sted, anbefaler vi i tillegg at årsberetning og regnskap sendes ut samtidig, gjerne også revisors beretning, dersom denne er klar. I tillegg kan det være lurt å ha noen eksemplarer på print tilgjengelig på selve årsmøtet. Erfaring tilsier at mange ikke har dokumentene tilgjengelige til selve møtet.
3. Gjennomføring av møtet
Valg av møteleder:
Ideelt sett bør ikke foreningens leder være møteleder på årsmøtet. Det er imidlertid noen som av rent praktiske grunner unnlater å velge en egen møteleder. Dette er selvsagt helt opptil årsmøtet selv å avgjøre. Uansett så bør det velges referent og to til å undertegne protokollen.
Redegjørelse (årsberetning):
Etter innspill fra vår revisor har vi nå begynt å kalle årsberetningene for «redegjørelse». Dette fordi det følger en del formelle krav med en årsberetning. Det spiller neppe noen stor rolle, men rent formelt er det riktige nå å kalle våre beretninger for «redegjørelse». Redegjørelsen bør gjennomgås, gjerne ved at leder sier noe om hovedpunktene og at møteleder deretter spør under de ulike punktene om det er spørsmål eller kommentarer.
Styrets redegjørelse for forrige år (eller årsmøteperioden, som i utgangspunktet følger kalenderåret) er styrets dokument. Det betyr at redegjørelsen i utgangspunktet ikke skal «godkjennes» av årsmøtet. Derimot kan årsmøtet komme med merknader til redegjørelsen. Disse bør da nevnes i vedtaket, hvor det ellers bare bør hete at årsmøtet tar redegjørelsen til etterretning.
Regnskap:
Regnskapet bør legges frem av leder eller kasserer, og det bør da redegjøres for hovedpostene. Møteleder leser deretter hovedtallene (inntekter, utgifter, egenkapital), og spør om det er spørsmål eller kommentarer.
Møteleder bør deretter lese konklusjonen i revisors erklæring.
Deretter ber møteleder årsmøtet om å godkjenne regnskapet. Dette er nødvendig for at styret skal kunne få ansvarsfritak.
Valg:
Valgkomiteens leder redegjør kort for komiteens arbeid og leser deretter innstillingen. Det er imidlertid møteleder som leder valgene. Normalt er det fornuftig å velge leder (og eventuell nestleder) for seg, deretter øvrige faste medlemmer under ett og eventuelle varamedlemmer under ett. Dette kan måtte gjøres annerledes, dersom det skal velges til bestemte funksjoner i styret, f eks kasserer og sekretær.
Styret bør forberede forslag på valgkomité, men før styrets forslag lanseres, bør møteleder først spørre om det er forslag på valgkomité fra årsmøtet, slik at ikke årsmøtet kan sies å bli overkjørt. Deretter bør det velges revisor. Møteleder (enten det er regionleder eller ikke) bør ha forberedt et forslag.
Innsendte forslag:
Møteleder tar deretter opp eventuelle innsendte forslag. Det er vanskelig å gi en generell beskrivelse av hvordan disse skal behandles, i og med at det kan være svært ulikt. Dersom det ikke er innkomne forslag, så opplyser møteleder om det.
Avslutning:
Møteleder avslutter med å erklære møtet for hevet. Det er da gjerne naturlig at den nyvalgte (eller gjenvalgte) lederen takker for tilliten og sier noen ord.
